Операции, связанные с компенсацией за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, отражаются бухгалтерской проводкой Дт 20.01 Кт 73.03, если эти расходы напрямую относятся к производственным затратам.
Примеры таких расходов:
- компенсация за использование личного транспорта (автомобиля) в служебных целях — наиболее распространённая операция, когда сотрудник использует личный автомобиль для выполнения производственных задач (например, для доставки товаров, обслуживания клиентов). Компенсация за износ, ГСМ и другие расходы в этом случае может быть включена в затраты основного производства.
- возмещение расходов сотрудника, понесённых для нужд организации (без подотчёта) — если сотрудник приобрёл материалы или оплатил услуги, необходимые для основного производства, и организация компенсирует эти затраты.
Бухгалтер нашего клиента, занимающийся расчетами по заработной плате, ежемесячно вручную в бухгалтерской базе (БП) создает документ-операцию с распределением остатков со счета 73.03 на счет 20.01 по каждому сотруднику (физлицу) в некоторых пропорциях между разными способами отражения затрат в бухучете. Эти пропорции задаются документом «Распределение основного заработка» в базе «1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1» (ЗУП) (Об автоматизации создания документа «Распределение основного заработка» мы писали ранее в статье «Загрузка Распределения основного заработка из Excel-файла»).
Клиентом была поставлена задача автоматизировать создание документа-операции. Задание осложнялась тем, что настройки распределения в базе ЗУП привязаны к элементам справочника «Сотрудники», а остатки на счете 73.03 в базе БП привязаны к элементам справочника «Физические лица», также есть дублирование физлиц, причем часть остатков на счете 73.03 связана с одними физлицами, а другая часть – с их дубликатами. Для удаления дублей и поддержки уникальности физлиц в базе БП нет уполномоченных сотрудников.
С учетом упомянутых выше особенностей сопоставления сотрудников физлицам, были сформулированы следующие этапы автоматизированного заполнения документа-операции по распределению остатков со счета 73.03 на счет 20.01:
- первичное получение оборотов за месяц и остатков на начало периода на счете 73.03;
- прямое подключение к базе ЗУП из базы БП по технологии com-объекта и получение сведений о сотрудниках (внутренняя ссылка GUID, Фамилия, имя, отчество) и актуальных способах отражения затрат по сотрудникам для отчетного месяца;
- предварительное автоматическое сопоставление физлиц БП сотрудникам ЗУП по Ф.И.О.
- дополнительное «ручное» сопоставление физлиц БП сотрудникам ЗУП самим пользователем для тех записей, где не сработало автоматическое сопоставление, либо требуется учесть специфику сотрудника;
- отметка только нужных записей оборотов по физлицам;
- группировка отмеченных строк по физлицу и/или первичному документу;
- распределение сгруппированных сумм пропорционально способам отражения из ЗУП;
- формирование проекта проводок с бухгалтерской аналитикой;
- перенесение проекта проводок в документ «Операция».
Пользователь получает первичные данные, далее «идет» последовательно от вкладки ко вкладке регулируя отметками включенные в обработку записи.
Во вкладке «Обороты и остатки счета 73.03» находятся развернутые данные по оборотам счета 73.03 за указанный период и остаткам на начало периода в разрезе сотрудников и документов-регистраторов.
Пользователю может потребоваться исключить отдельные записи (суммы) по сотрудникам из расчета в соответствии с дополнительными условиями. Например, суммы по перерасходу на мобильную связь. Также следует исключить из расчеты суммы, которые ранее были распределены проведенной операцией по 73 счету за текущий месяц.
Во вкладке «Суммы для распределения» отображаются сгруппированные первичные суммы из оборотов и остатков по счету 73.03, которые будем распределять пропорционально способам отражения.
Во вкладке «Суммы, распределенные по способам отражения» - эти сгруппированные суммы распределены в долях в соответствии со способами отражения, действующим по состоянию на Период регистрации.
