Автоматизация заполнения документа «Распределение основного заработка»
из Excel-файла в «1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1»

Для организаций, ведущих учет затрат по объектам, проектам либо заказам, важно корректно отражать расходы, в том числе по заработной плате сотрудников. В первую очередь для учета расходов оплаты труда по заказам/проектам в «1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1» требуется определить способы отражения зарплаты. Способ отражения зарплаты является в системе объектом учета расходов. Для этого в справочник «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учёте» необходимо внести все существующие в организации объекты учета.
Документ «Распределение основного заработка» используется, если по сотруднику требуется распределить его заработок в процентном соотношении или в какой-либо пропорции между различными способами отражения (заказами, объектами).
Если на сотрудника в указанном месяце введён этот документ, то при отражении зарплаты в указанных долях распределяются все начисления сотрудника, заданные в плановом порядке.

У одного из наших клиентов сотрудники каждый месяц работают на разных объектах разное количество времени или выполняя некоторые объемы работ. Производственная служба ежемесячно предоставляет в бухгалтерию сведения о работе сотрудников на объектах в виде Excel-файла, где в строках расположены сотрудники, в столбцах – объекты работы (способы отражения),  а на пересечении – проценты или объемы работы сотрудника на том или ином объекте. Пользователю базы приходится каждый месяц создавать вручную новые документы «Распределения основного заработка», что отнимает много времени и вызывает ошибки при заполнении. Также зачастую происходит неоднократное уточнение файла по окончании отчетного месяца. Нужно каждый раз скрупулезно проверять созданные документы.

Была поставлена задача автоматизировать создание документов «Распределения основного заработка» с помощью загрузки сведений из файла производственников. При этом нужно контролировать корректность сопоставления сотрудников по Ф.И.О., периоду работы и виду занятости, а также создавать новые способы отражения, если их не было ранее, оповещая об этом пользователя.

Нами была создана внешняя обработка, позволяющая это сделать. Пользователь указывает файл, задает месяц, организацию. Обработка считывает данные файла, идентифицирует сотрудников, объекты (способы отражения), если возникают ошибки или конфликты, информирует об этом пользователя и дает вариант исправления. Например, если есть несколько актуальных сотрудников с одинаковым Ф.И.О., предлагает выбрать нужного, подсвечивая дополнительную справочную информацию о нем.

После исправления выявленных ошибок и подтверждения создания недостающих объектов, формируется документ «Распределения основного заработка». Можно обрабатывать несколько таких файлов, создавая разные документы, например, для разных подразделений.